Novedades y Obligaciones Factura Electrónica – I –

NOVEDADES Y OBLIGACIONES SOBRE FACTURA ELECRONICA Y SOFTWARE DE FACTURACION

 

Avanzando con las novedades que trae la ley 18/2022 “ley Crea y Crece” vamos a tratar de explicar las diferencias entre tener que presentar documentos con firma electrónica o disponer de un software que garantice la integridad de los datos.

OBLIGACIONES FACTURACION ELECTRONICA

A la fecha del post no se ha aprobado el RD que desarrolla el reglamento, pero se van conociendo las pautas que habrá que ir siguiendo para la creación, envió y custodia de estos documentos.

Según la Dirección General de Tributos, la factura electrónica es aquella que se puede expedir y emitir por medios electrónicos. En este sentido, hasta la fecha, cualquier escaneo o envió por mail podía ser compatible.

Ahora es necesario que el formato sea compatible y siguiendo las directrices que nos indican desde la AEAT permitiendo crear un fichero estructurado que deberá acompañar a la impresión del PDF, envió por mail… para acreditar que el documento esta firmado digitalmente e incluso validado por la AEAT llegado el caso.

El proceso se basa en:

  1.  Generación de factura con sistema de facturación (ver bloque 2).
    • Este fichero será remitido a la AEAT
    • En el mismo momento hay que generar un código QR
  2. Con ese Hash generamos un código QR que será incluido en facturas y tickets
  3. Mediante la consulta o lectura del código QR el comprador podrá acceder a los datos de la factura.
  4. La AEAT facilita al comprador información sobre la factura desde su plataforma

Estos documentos pueden sufrir modificaciones, pero estas serán registradas mediante documentos de abono o facturas rectificativas.

Una vez emitida una factura, esta no podrá ser modificada pues la AEAT tendrá conocimiento de cada emisión que se haya realizado y nos facilita un código único.

 

OBLIGACIONES SOFTWARE FACTURACIÓN O GARANTE

Aunque parte de estos cambios serán obligatorios a partir de Julio de 2025, ya hay muchos aspectos de la Ley que se consideran obligatorios por parte de las empresas que emiten las facturas.

De manera general, todas las empresas que emiten facturas (a otras empresas o particulares) están obligadas tener un software que garantice e impida la doble contabilidad.

En este sentido ya hay sanciones para aquellas empresas que incumplen con la Ley General Tributaria.

Un software de facturación puede ir desde un Excel, Word, aplicación desarrollada… pero en todos los casos debe impedir el borrado, modificación o cambio de los datos una vez emitido el documento. A su vez, debe cumplir con criterios como contadores secuenciales y muy particularmente almacenar un log de creación, borrado o alteración.

Cabe recordar que no puede permitir llevar contabilidades paralelas.

Todo esto no significa que no podamos eliminar registros… pero estos cambios deben estar registrados con su correspondiente documento de anulación.

A partir de estas premisas, el contribuyente debe tener un software que almacene la documentación y que permita a la AEAT acceder a esos datos de una manera estructurada en el momento que lo requieran, en caso de no tener un sistema que incluya VeriFactu, del cual hablaremos en próximo post.

Uno de los controles nuevos que deberá tener la emisión de estas facturas es la correcta calificación de las operaciones, debiendo especificar su tipo (Exenta, no sujeta…) indicando la causa para la correcta gestión de impuestos.

La norma establece que los sistemas informáticos deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.

A su vez debe cumplir con dos elementos de seguridad, uno que garantiza que el registro es único mediante una huella o hash y otro, que no es necesario si hay envió a AEAT, con la firma electrónica.

 

Empresas y autónomos deberán adaptarse a la norma con plazo hasta el 1 de Julio de 2025.

 

Para más información pueden contactar con Zimasolutions en el correo zima@zimasolutions.com o bien en el BOE Real Decreto 1007/2023 de 5 diciembre.

«Software Facturación Electrónica ZimaSoft«

 

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