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Reducción de la jornada laboral y registro horario digital obligatorio

Aprobado el anteproyecto de ley que reduce la jornada a 37.5 horas y establece la obligatoriedad de control de fichaje obligatorio.

Requerimientos a cumplir:

1.- Un sistema digital no manipulable ni alterable.

• El registro debe ser automático una vez el trabajador ficha.
• No se permite edición posterior por parte de la empresa ni del trabajador.
• Cualquier modificación posterior debe ser trazada, con marca de tiempo y justificación.

2.- Tener trazabilidad y control de los accesos.

• El sistema debe identificar de forma inequívoca a cada trabajador, sea mediante usuario, tarjeta, código, huella…
• Debe dejar constancia del momento exacto de fichaje de entrada y salida, y así debe reflejarse en el registro.

3.- Accesibilidad de todas las partes obligadas.

• El trabajador tiene derecho a consultar sus propios registros.
• Los representantes legales deben poder acceder, al menos de forma periódica.
• La inspección de trabajo debe poder acceder directamente o mediante exportación a formatos legibles (PDF, Excel…)

4.- Derecho a consulta por parte del trabajador.

• Debe de conservar los registros durante al menos 4 años, incluso si el trabajador no pertenece a la empresa.

5.- Adaptado a todos los modelos de trabajo.

• Debe permitir registrar jornada presencial, teletrabajo o trabajo remoto.
• Información clara al trabajador.
• Posibilidad de ejercicio de derechos (acceso, rectificación…)

6.- Seguridad y protección de datos.

• Cumplimiento del reglamento general de protección de datos.
• Acceso restringido por roles.

7.- Generación de informes e histórico.

• Debe permitir generar informes por trabajador, fechas y departamentos.
• La información debe estar disponible de forma clara para revisiones, auditorias o inspecciones.

8.- Registro diario e individual.

• Obligatorio registrar cada día laboral, tanto hora de inicio como de finalización de jornada.
• el sistema debe estar preparado para registrar interrupciones (pausas, descansos…) si el convenio o política de empresa lo exige.

9.- No precisa consentimiento del trabajador.

• El registro horario es una obligación legal, por lo que el trabajador no puede negarse ni exigir consentimiento previo.
• Sin embargo, debe ser informado adecuadamente del sistema y de como se usarán sus datos.

¿Tu empresa está preparada?

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¿Cuál es el futuro del Software Saas?

En el evento promovido por Lluís Soler de SoftDoit tuvimos la oportunidad desde Zimasolutions de comentar nuestra visión sobre el software Saas y las ventajas que ha aportado a nuestro equipo como empresa para seguir desarrollando aplicaciones accesibles para todos los públicos y mercados.

Una experiencia que nos ayudo a conocer otra visión de compañeros del sector con gran experiencia y profesionalidad en el desarrollo de aplicaciones y plataformas Saas.

Aquí os dejamos nuestra entrevista

“ZimaSoft – Acercar la tecnología a los más pequeños les hace grandes”

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Novedades que afectarán al control horario de los autónomos y pymes con empleados

El registro de la jornada es una obligación que entró en vigor el 12 de mayo de 2019. Hasta la fecha el software de control horario ha ayudado de manera sustancial a registrar la jornada de los empleados. Si bien estos programas no son obligatorios y los negocios aún pueden registrar de forma manual las horas de sus trabajadores, los softwares reducen los errores humanos y las posibles multas por parte de la inspección.

Digitalización obligatoria del control horario

El registro y control horario, en un primer momento, podía hacerse a mano. Sin embargo, en la nueva Reforma, se obligará a que el control se realice por medios digitales.

Concretamente, éstas serían las opciones permitidas: software privado, enlaces, máquinas digitales, aplicaciones o sistemas en escritorio. Lo importante es que sea funcional y sencillo, cumpliendo con los estándares de la Ley de Protección de Datos.

Además, el Gobierno está negociando con las organizaciones y sindicatos otra serie de medidas relacionadas con el control horario. En concreto, plantearon la obligación de que el registro sea electrónico, y que esté conectado directamente con la Inspección.

Aumento de las sanciones por incumplimiento del control horario

Por otro lado, el Gobierno estaría planteando una modificación del régimen sancionador, en la cual las multas a los negocios que no cumplan con el registro horario se impondrían individualmente por cada empleado.

Así, en el caso de que haya varios incumplimientos, las sanciones podrían incluso superar los 7.500 euros que se contemplan actualmente como máximo. Asimismo, al estar el registro horario directamente conectado con la Inspección, Trabajo tendría mucho más fácil detectar estos incumplimientos por parte de los negocios.

Reducción de la jornada laboral

Por último, la reducción de la jornada laboral es otro de los aspectos que influirán en los controles horarios. Se espera que, en algún momento de 2024, se implanten las 38,5 horas semanales. El objetivo final es que, durante 2025 o 2026, se alcancen las 37,5 horas semanales.

Por lo tanto, el software de control horario deberá tener en cuenta estas novedades normativas, no pudiendo ningún negocio tener contratado a un trabajador por encima de la nueva jornada laboral permitida.

“En resumen, de aprobarse todos estos cambios, la próxima reforma obligaría a que las empresas utilicen un software de control horario eficaz”

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 ¿A qué productos se aplica el cambio del IVA del 1 de octubre y hasta cuándo? 

A partir de 1 de octubre de 2024 hasta el 31 de diciembre de 2024 esos tipos impositivos de IVA  se incrementarán:

• Aceites de semillas y pastas alimenticias. 7,5%
• Productos básicos como pan, harinas, leche, quesos, huevos, frutas, verduras, legumbres y cereales: 2%
• Aceite de oliva. 2%

Recargo de equivalencia  

Adicionalmente, el recargo de equivalencia aplicable a estos productos también se ver afectado:

• Para los productos que pasan del 5% al 7,5% de IVA, el recargo de equivalencia aumentar del 0,6% al 1%.
• Para los productos que pasan del 0% al 2% de IVA, el recargo de equivalencia subir del 0% al 0,26%.

Por otro lado, desde el 1 de enero de 2025 el aceite de oliva será considerado como alimento de primera necesidad en el tipo súper reducido del 4 por ciento.

Es crucial que verifiques tu sistema de facturación para garantizar que estos cambios se reflejen adecuadamente. Te sugerimos actualizar los tipos de IVA antes de la fecha en que entren en vigor, a fin de evitar posibles errores en tus operaciones diarias.

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 ¿Quién debe fichar en el trabajo? 

 Trabajadores, sectores y empresas 

Según la normativa de registro de la jornada laboral, el control horario hay que realizarlo sobre el total de trabajadores, independientemente de la categoría y grupo profesional. Tampoco existirá distinción según el sector profesional o el tipo de empresa. 

También hay que llevar el control horario de los empleados en movilidad, que disfruten de flexibilidad de horas trabajo, de distribución irregular de la jornada, teletrabajo y trabajo a distancia.  

Contenido del registro horario  

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores cita que el registro horario debe contener “el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora”. No obstante, se recuerda que es conveniente registrar también las pausas para evitar dudas en cuanto a si éstas corresponden a trabajo efectivo. Sobre todo, si en el contrato no quedan claras esas interrupciones.  

Cautelas en relación con la LOPD 

La reforma permite el registro horario utilizando cualquier tecnología, por ejemplo, los datos biométricos de los empleados (digitales, faciales, oculares, etc.) que son datos especialmente protegidos. Su acceso está amparado por el art. 20 ET (y ahora por el 34.9), y no exigiría consentimiento del empleado. 

En este sentido, se debe advertir que el examen del iris, puede revelar el consumo de drogas, alcohol, o si el trabajador padece algún tipo de enfermedad como la diabetes, hipertensión, por lo que el control a través de la huella digital es menos invasivo de la intimidad, dado que la LOPD y su Reglamento, priman la mínima invasión. 

Si además, la huella está descargada en una tarjeta, siempre en poder del trabajador, mejor aún, como recoge la Sala 3ª del Tribunal Supremo en la STS 2-7-2007 

Aunque no es necesario el consentimiento, debe informarse al trabajador de las consecuencias disciplinarias que podría acarrear la negativa del trabajador al tratamiento de su huella digital. 

Hasta ahora estos mecanismos se podían utilizar en el ambiente laboral para fichar nuestra llegada y salida del trabajo, pero desde el 23 de noviembre de 2023 esto ha cambiado: la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) advierte de que no se pueden emplear para llevar un registro horario ni para acceder a un servicio, ya que conllevan el tratamiento de datos biométricos especialmente sensibles que no se pueden modificar 

Los sistemas de control biométrico de entrada, como el fichaje mediante huella dactilar, han estado en el centro de la polémica en Europa. 

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha determinado que el uso de datos biométricos para fichar en el trabajo es ilegal, incluso con el consentimiento del empleado. Esta decisión marca un cambio significativo respecto a la sentencia del Tribunal Supremo de 2007, que consideraba legal el uso de la huella dactilar para el control horario. 

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de 2016 clasificó los datos biométricos como «categoría especial», pero diferenciaba entre usos de «identificación» y «autenticación», permitiendo cierta flexibilidad en el uso de la huella dactilar para el registro de jornada. 

En abril de 2023, el Comité Europeo de Protección de Datos unificó los criterios de Autenticación e Identificación, clasificando ambos en la «categoría especial» para el tratamiento de datos. Esto ha obligado a la AEPD a cambiar sus directrices, y ahora se considera que el  reconocimiento de huella dactilar o facial para el control de acceso no cumple con el requisito de necesidad establecido para realizar estos tratamientos. La nueva interpretación prohíbe el uso generalizado de estos sistemas biométricos, salvo en casos excepcionales recogidos en el artículo 9 del RGPD, más allá del propio consentimiento (norma de rango legal, como convenios). 

En consecuencia, las empresas que utilizan sistemas de reconocimiento biométrico para el control de acceso deben adaptarse a estos cambios normativos, siendo su lógica sencilla: si existen alternativas menos intrusivas que permitan controlar el horario (como el uso de tarjetas inteligentes o certificados digitales), debemos optar por ellas. 

Una alternativa sería emplear, como base de legitimación, las leyes que permiten al empresario “adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales”; pero la Agencia, con su cambio de criterio, considera ahora que el ordenamiento no ampara el uso de datos biométricos en este contexto… lo que nos lleva a una simple dicotomía: o se modifica el marco jurídico (sea reformando las leyes, sea por la vía de los convenios colectivos), o el uso de sistemas de fichaje con huella dactilar o reconocimiento facial será, simplemente, ilegal 

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Avanzando con las novedades que trae la ley 18/2022 “ley Crea y Crece” vamos a tratar de explicar las diferencias entre tener que presentar documentos con firma electrónica o disponer de un software que garantice la integridad de los datos.

OBLIGACIONES FACTURACION ELECTRONICA

A la fecha del post no se ha aprobado el RD que desarrolla el reglamento, pero se van conociendo las pautas que habrá que ir siguiendo para la creación, envió y custodia de estos documentos.

Según la Dirección General de Tributos, la factura electrónica es aquella que se puede expedir y emitir por medios electrónicos. En este sentido, hasta la fecha, cualquier escaneo o envió por mail podía ser compatible.

Ahora es necesario que el formato sea compatible y siguiendo las directrices que nos indican desde la AEAT permitiendo crear un fichero estructurado que deberá acompañar a la impresión del PDF, envió por mail… para acreditar que el documento esta firmado digitalmente e incluso validado por la AEAT llegado el caso.

El proceso se basa en:

1.  Generación de factura con sistema de facturación (ver bloque 2).
   • Este fichero será remitido a la AEAT
   • En el mismo momento hay que generar un código QR
2. Con ese Hash generamos un código QR que será incluido en facturas y tickets
3. Mediante la consulta o lectura del código QR el comprador podrá acceder a los datos de la factura.
4. La AEAT facilita al comprador información sobre la factura desde su plataforma

Estos documentos pueden sufrir modificaciones, pero estas serán registradas mediante documentos de abono o facturas rectificativas.

Una vez emitida una factura, esta no podrá ser modificada pues la AEAT tendrá conocimiento de cada emisión que se haya realizado y nos facilita un código único.

OBLIGACIONES SOFTWARE FACTURACIÓN O GARANTE

Aunque parte de estos cambios serán obligatorios a partir de Julio de 2025, ya hay muchos aspectos de la Ley que se consideran obligatorios por parte de las empresas que emiten las facturas.

De manera general, todas las empresas que emiten facturas (a otras empresas o particulares) están obligadas tener un software que garantice e impida la doble contabilidad.

En este sentido ya hay sanciones para aquellas empresas que incumplen con la Ley General Tributaria.

Un software de facturación puede ir desde un Excel, Word, aplicación desarrollada… pero en todos los casos debe impedir el borrado, modificación o cambio de los datos una vez emitido el documento. A su vez, debe cumplir con criterios como contadores secuenciales y muy particularmente almacenar un log de creación, borrado o alteración.

Cabe recordar que no puede permitir llevar contabilidades paralelas.

Todo esto no significa que no podamos eliminar registros… pero estos cambios deben estar registrados con su correspondiente documento de anulación.

A partir de estas premisas, el contribuyente debe tener un software que almacene la documentación y que permita a la AEAT acceder a esos datos de una manera estructurada en el momento que lo requieran, en caso de no tener un sistema que incluya VeriFactu, del cual hablaremos en próximo post.

Uno de los controles nuevos que deberá tener la emisión de estas facturas es la correcta calificación de las operaciones, debiendo especificar su tipo (Exenta, no sujeta…) indicando la causa para la correcta gestión de impuestos.

La norma establece que los sistemas informáticos deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.

A su vez debe cumplir con dos elementos de seguridad, uno que garantiza que el registro es único mediante una huella o hash y otro, que no es necesario si hay envió a AEAT, con la firma electrónica.

Empresas y autónomos deberán adaptarse a la norma con plazo hasta el 1 de Julio de 2025.

Para más información pueden contactar con Zimasolutions en el correo zima@zimasolutions.com o bien en el BOE Real Decreto 1007/2023 de 5 diciembre.

«Software Facturación Electrónica ZimaSoft«

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Ahora con la nueva ley de facturación 18/2022 de creación y crecimiento, las empresas tendrán la obligación de facturar electrónicamente y los proveedores de ser garantes del software que genera dichas facturas.

Aunque el Real Decreto no ha sido aprobado a la fecha, si empieza a conocerse el desarrollo reglamentario que lo regirá.

«Software Facturación Electrónica ZimaSoft«

OBLIGACIONES EN EL PROCESO DE FACTURACION

1.  Generación de fichero electrónico. El software de facturación debe generar un fichero firmado digitalmente, con una huella (Hash) que lo identifique de manera única y que no permita su modificación.
   • Este fichero será remitido a la AEAT
   • En el mismo momento hay que generar un código QR
2. Mediante la consulta o lectura del código QR el comprador podrá acceder a los datos de la factura.
3. La AEAT facilita al comprador información sobre la factura desde su plataforma

SOFTWARE GARANTE

Todas las empresas, aunque facturen a particulares, deberán disponer de un software garante que impida la doble contabilidad, pudiendo ser sancionados si no se cumple con las obligaciones de este.

La norma establece que los sistemas informáticos deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.

A su vez debe cumplir con dos elementos de seguridad, uno que garantiza que el registro es único mediante una huella o hash y otro, que no es necesario si hay envió a AEAT, con la firma electrónica.

Empresas y autónomos deberán adaptarse a la norma con plazo hasta el 1 de Julio de 2025.

Para más información pueden contactar con Zimasolutions en el correo zima@zimasolutions.com o bien en el BOE Real Decreto 1007/2023 de 5 diciembre.

Para más información contacta con nosotros.

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